Digitale årsmøter 2021

Dette får vi til!

124 lokallag og 11 fylkeslag skal avholde sine årsmøter i løpet av februar og mars, og det må skje uten at vi møtes. I år må vi fram med datamaskiner, nettbrett og telefoner. «Å nei», tenker mange da. Vi vet at dette ikke er enkelt, men det er uhyre viktig at vi gjennomfører årsmøtene i tråd med vedtektene våre, både for å ivareta demokratiet og for å sikre økonomiske tilskudd til laget. Og vi i sekretariatet er klare til å hjelpe dere. 

Frister i henhold til vedtektene

I forkant av årsmøtene er det noen frister vi som arrangører må forholde oss til, uavhengig av hvilken løsning vi velger (kortet ned og hentet fra vedtektene §33):

• Ordinært årsmøte holdes hvert år innen utgangen av februar. Styret gir medlemmene beskjed om dato med minst to måneders varsel. Saker som medlemmene ønsker behandlet i årsmøtet, må bringes inn for styret senest én måned før årsmøtet.
• Årsmøtet innkalles med minst 14 dagers varsel, og skal inneholde årsmøtets saksliste over de saker som skal behandles.

Disse fristene er et minimum for årsmøter i vår organisasjon. Digital gjennomføring stiller andre krav til blant annet behandling av endringsforslag, og det vil derfor være fordelaktig å være ekstra tidlig ute i år. 

Anbefalt fremdriftsplan

Minimum to måneder før møtet

Beramme møtet og sende ut informasjon om dato for årsmøtet til medlemmene. Dette kan gjøres via sms, e-post eller post. I tillegg informerer dere om årsmøtet i arrangementskalenderen som ligger synlig under hvert fylkeslag på www.diabetes.no og eventuelt på laget sin Facebook-side, dersom dere har det.

Dere kan laste ned liste over betalende medlemmer når dere er innlogget på lokallagsiden.

Det vil si at dersom laget skal ha årsmøte 4. februar 2021, må informasjon om dette ut til medlemmene senest 4. desember.

Forberedelser til årsmøtet

Styret setter sammen saksinnstilling for årsmøtet 2021. Denne skal inneholde (bruk gjerne mal for sakspapirer for digitale årsmøter):

• Saksliste/dagsorden
• Årsberetning 2020
• Årsregnskap 2020
• Revisors beretning for 2020
• Innkomne saker (saker til behandling)
• Budsjett for 2021*
• Handlingsplan 2021*
• Valgkomiteens innstilling (se §35 i vedtektene)
  • Leder velges for 1 år
  • Styremedlemmer
  • Varamedlemmer
  • Revisor
  • Styrets forslag til ny valgkomite

*Vi oppfordrer til å lage et alternativt budsjett og handlingsplan for 2021, eventuelt at både handlingsplan og budsjett gir mulighet for fysiske møteplasser høsten 2021. Hvis det viser seg mulig for fysiske møteplasser og aktivitet i laget høsten 2021, er det lurt å ha tatt høyde for dette i budsjettet.

Minst tre uker før møtet

Innkalling med sakspapirer sendes ut til alle betalende medlemmer (bruk gjerne denne malen).

Vi anbefaler at dere benytter e-post for utsendelsen. Medlemslistene dere kan laste ned på nett gir mulighet for å sortere ut medlemmer som ikke har e-postadresse, slik at de eventuelt kan få sakspapirene på en annen måte.

For eksempel kan dere sende dem en sms med info om hvor de kan henvende seg for å få tilsendt fysiske papirer.

Tillegg for de som har valgt alternativ 1: For de lagene som har valgt løsning med bruk av www.digitalearsmoter.no som saksbehandlingsprogram, opplyses det om at endringsforslag må være styret i hende senest to uker før møtet i utsendelsen av sakspapirer. Det er ikke anledning til å fremme endringsforslag under møtet, og forslag som kommer inn etter fristen vil ikke bli behandlet. Dette vil gi styret rom for å behandle, og distribuere, eventuelle endringsforslag til opprinnelig saksliste, slik at disse kan svares på under årsmøtet, og avstemning/valg kan forberedes på en demokratisk trygg måte.

Påmeldingsfrist og informasjon til kick-off/digitalt foredrag oppgis (det er påmelding til kick-off/digitalt foredrag, da link til dette må distribueres. Det er ikke påmelding til å delta i selve saksbehandlingen på digitalearsmoter.no da alle betalende medlemmer i laget får denne muligheten).

To uker før møtet

Frist for å sende endringsforslag.  Styret har et digitalt styremøte for å behandle eventuelle innkomne forslag. Oppdater sakspapirene med de innkomne sakene/endringsforslagene.

Én uke før møtet

Påmeldingsfristen er gått ut.  Eventuelt oppdatert saksinnstilling med endrings- og benkeforslag sendes ut til alle medlemmer. Her opplyser dere om at det nå ikke kan meldes inn endringsforslag eller nye saker. 

Avvikler dere årsmøtet ved hjelp av www.digitalearsmoter.no,  legger dere sakene som skal behandles av møtet inn digitalt. Legg også listen over medlemmer som har betalt kontingent for 2021 inn i systemet.

Vi ønsker dere lykke til med årsmøteforberedelsene!

Årsmøter i fylkene

I juni 2020 imponerte Diabetesforbundets tillitsvalgte igjen, og gjennomførte sine fylkesårsmøter digitalt for første gang. Det skal vi sammen klare en gang til, og i mars 2021 går fylkesårsmøtene også av stabelen via pc, nettbrett eller mobil.

Vi anbefaler at dere velger én i styret som er koordinator/ sekretariatets kontaktperson for digital årsmøtegjennomføring. Det er fordelaktig at denne personen har noe erfaring med bruk av data.

Styret sender ut informasjon om berammelse av årsmøtet (dato og sted) til sine lokallag (valgfri mal vedlagt denne eposten). Som informasjon om sted skriver dere «digital møteløsning». Styret forbereder og sender ut årsmøtedokumenter via e-post eller post til lokallagene. Styret velger selv om de vil stille med møteleder selv, eller om de ønsker at noen fra det nasjonale leddet er møteleder. Det er en fordel om forespurt møteleder er noe vant med digital møteledelse, for å bidra til en best mulig deltakeropplevelse og flyt i selve årsmøtet.

• Styret er ansvarlig for å ordne med påmelding til årsmøtet for delegater fra lokallag. Opplysninger som minimum trengs er navn, telefonnummer og e-postadresse. Kun betalende medlemmer har tilgang til å stemme ved årsmøtet.
• Styret er ansvarlig for å finne to delegater som kan signere den ferdige protokollen i etterkant av møtet.
• I likhet med «normalår» er det ønskelig at representanter fra det nasjonale leddet får anledning til å delta som observatører på møtet. Hvem som deltar fra sentralstyret, ungdiabetes nasjonalt og sekretariatet gis info om i god tid før møtedato.
• Nasjonalt ledd vil ha en work-shop på ny strategi for perioden 2021-2024 under møtet, på samme måte som vi bruker å ha på fysiske årsmøter. Her får de tillitsvalgte mulighet til å komme med innspill til tiltak.
• Sekretariatet vil bistå med Zoom- møtet, samt teknisk ansvar for saksbehandlingssystemet, inkludert å legge inn sakspapirene i GoPlenum.
• Saksbehandlingssystemet GoPlenum genererer automatisk protokoll fra møtet, og sekretariatet vil ferdigstille protokollforslag.

Foreslått fremdriftsplan

Endring- og benkeforslag vil erfaringsmessig være svært krevende å håndtere på en god måte i digitale møter, men er en viktig del av demokratiet vårt. Det foreslås derfor følgende fremdriftsplan for håndtering av sakspapirer og innkomne forslag, inkludert endringsforslag, uavhengig av valgt løsning:

1. Invitasjon sendes ut til delegater fra lokallagene (for årsmøter i fylkeslaget) sammen med sakspapirene fem uker før årsmøtet. I utsendelsen oppgis frist for innmelding av benkeforslag (to uker før møtet).
   
   
2. Kommentarer, endrings- og/eller benkeforslag må oversendes fylkesstyret senest to uker før møtet dersom dette skal kunne behandles i årsmøtet.
   
   
3. Styret i fylkeslaget behandler eventuelle innkomne kommentarer, endrings- og/eller benkeforslag om det er kommet inn, og sender oppdatert saksliste med alle vedlegg til delegater og sekretariatet senest en uke før årsmøtet.

Oversikt fylke/dato/klokkeslett

DF Agder: Lørdag 20.mars kl.  10:00

DF Innlandet: Onsdag 10. mars 18.00

DF Møre og Romsdal: Lørdag 6.mars kl.12:00

DF Nordland: Søndag 21.mars kl. 13:00

DF Oslo: Onsdag 10. mars 18.00

DF Rogaland: Torsdag 18. mars kl. 18:00

DF Troms og Finnmark: Søndag 14.mars kl. 12:00

DF Trøndelag: Torsdag 18. mars kl. 18:00

DF Vestfold og Telemark: Tirsdag 9.mars kl. 18:30

DF Vestland: onsdag 17. mars kl. 18:00

DF Viken: Lørdag 13.mars kl. 10:00