• Last ned informasjionsskrivet som PDF

Dette noe fyldige informasjonsskrivet som omhandler fylkessammenslåingen inneholder informasjon om:

Oppgaver i forkant av fylkesårsmøtene mars 2019:

  • Etablere dialog med fylkeslaget dere skal slås sammen med
  • Finne kandidater til nytt interimsstyre
  • Finne kandidater til ny valgkomité
  • Budsjettere med utgifter for det nye interimsstyret

Saker som vedtas på årsmøtet mars 2019:

  • Valg av nytt interimsstyre for det nye fylkeslaget
  • Valg av ny valgkomité for det nye fylkeslaget
  • Vedtak på opphør av eksisterende fylkeslag og stiftelse av nytt
  • Budsjett

Oppgaver som løses i etterkant av årsmøtet

  • Oppgaver som bør løses av nytt fylkesstyre
  • Oppgaver interimsstyret bør gjennomføre

Bakgrunn

Med bakgrunn i landsmøtevedtaket fra 12.- 14. oktober 2018 mht. sammenslåing av fylkeslag ble representanter fra alle fylkeslag invitert til å delta på en samling 12.-13. januar hvor målet var å dele informasjon, og enes om den videre prosessen for arbeidet med sammenslåingen i fylket. Organisasjonsutvalget leverte sin rapport og anbefaling til sentralstyret og landsmøtet i 2018, og har anbefalt at også de fylker som ikke berøres direkte av fylkessammenslåingen er inkludert i denne prosessen, da endringer i organisasjonen indirekte vil påvirke også disse fylkene. Dermed var alle fylker inviterte, og representanter for 15 av 18 fylker var tilstede.

Sentralstyret, kontrollkomitéen og deler av sekretariatet var også på plass, og vil være en tilgjengelig ressurs i det videre arbeidet. Et overordnet fokus for helgen var å få prosessen med fylkessammenslåing til å gå så smidig som mulig, samtidig som det hele tiden jobbes for å ivareta medlemmenes interesser i denne overgangen.

Etter samling samlingen 12.- 13. januar er det konkretisert noen oppgaver og formaliteter som må gjøres i forkant av fylkesårsmøtet, noen enkeltsaker som skal besluttes på fylkesårsmøtet – og i tillegg er det oppgaver som må prioriteres i etterkant av årsmøtet. Dette vil involvere både det eksisterende fylkesstyret, det nye interimsstyret som opprettes i forbindelse med kommende årsmøte(r) og det nye fylkeslaget.

Den praktiske avslutningen av det eksisterende fylkeslaget skal være 31. desember 2019.  

Opprettelse av nytt fylkeslag skal være gjennomført senest 31. desember 2019.

Her følger en del av de formelle oppgavene som skal gjøres, med en mer utdypende forklaring på de som haster mest.

I forkant av årsmøtet 2019

I tillegg til de «ordinære» forberedelsene som følger med i forkant av fylkesårsmøtet, er det i sammenslåingsåret noen ekstra oppgaver som bør gjøres i god tid før årsmøtet skal gjennomføres.

Det må opprettes kontakt med styret i de(t) andre fylkeslag(ene) som skal slå seg sammen med dere. Dette for å enes om noen formalia (beskrevet under) i forkant av årsmøtene, og dette bør gjøres innen utgangen av januar. Her er oversikt over kontakter.

På årsmøtene 2019 skal det altså gjøres fire nødvendige forberedelser til sammenslåingsprosessen.

  • Interimstyre. Årsmøtene valgte medlemmer til interimstyre for det nye fylkeslaget, eller de ga fylkesstyret fullmakt til å oppnevne medlemmer.
  • Valgkomite. Årsmøtene valgte medlemmer til en felles valgkomite, eller ga fylkesstyret fullmakt til å oppnevne medlemmer.
  • Vedtak om opphør/nedleggelse. Årsmøtene vedtok å legge ned det eksisterende fylkeslaget i den formen det har i dag. Dette er et nødvendig vedtak for å kunne registrere sletting av fylkeslaget i brønnøysundregisteret.
  • Budsjettert midler for det nye interimsstyret. Årsmøtene skal ha vedtatt et budsjett der det er avsatt midler til interimstyret. Hvor mye og fordeling av utgiftene mellom fylkene som slås sammen går ut fra de avtaler som er gjort i forkant av årsmøtene med fylkeslag/fylkeslagene som nå slår seg sammen.

Interimsstyre for det nye fylkeslaget

Styret i fylkeslaget dere skal slå dere sammen med må enes om enten at medlemmer til nytt interimsstyre velges på årsmøtet, eller om årsmøtet skal vedta å gi fylkesstyret fullmakt til å oppnevne kandidater fra sitt fylke til nytt interimsstyre for det nye fylket.

Interimsstyret skal sitte som formelt fylkesstyre fra 1. januar 2020 frem til fylkesårsmøte i mars 2020, hvor det velges nytt ordinært fylkesstyre. Det skal imidlertid være operativt med forberedende oppgaver gjennom 2019.

Det anbefales at det er likt antall medlemmer fra de fylkene som slår seg sammen. Fire - fem medlemmer fra hvert av de eksisterende fylkeslag, dersom det er to fylker som slår seg sammen er anbefalt størrelse. Er det tre fylker som slår seg sammen, anbefales det tre representanter fra hvert fylke.

En representant for Ungdiabetes og en for BFU bør i tillegg være representert i interimsstyret. Representanter fra det nye fylkesstyret som skal sitte ut 2019 bør være representert i interimsstyret, til tross for at dette vil medføre noe merarbeid for vedkommende. Fordelene med å koordinere og kommunisere med det sittende fylkesstyret er store. Vi anbefaler at interimsstyret konstituerer seg selv på første styremøte etter de er valgte.

Saken skal inn i sakslisten til årsmøtet 2019 i fylket til begge (alle tre) fylkeslagene, enten det skal være valg av nytt interimsstyre på selve årsmøtet, eller om fylkesstyret skal få i oppdrag å utnevne kandidatene til interimsstyret for det nye fylket.

Valgkomité for fylkesstyrevalget 2020

Det skal oppnevnes kandidater til en felles valgkomité som skal legge frem forslag på nytt fylkesstyre for det nye fylket på årsmøtet i mars 2020.

For å sikre en demokratisk prosess anbefales det at årets årsmøte i fylket bør utnevne to kandidater fra hvert av fylkene som skal slå seg sammen (likt antall fra hvert fylke, og dette bør avklares i forkant). Den nye valgkomitéen bør konstituere seg selv på det første møtet etter årsmøtet.

De som skal sitte i valgkomite i 2019 - 2020 kan være medlemmer av interimstyre og/eller nåværende fylkesstyre. Det er imidlertid best om ikke alle medlemmene i tillegg er styremedlemmer/interimstyremedlemmer. Selv om det er viktig at valgkomiteen har innsikt i styrearbeidet og sammenslåingsprosessen, og kan sikre kontinuitet, er det en stor fordel for valgkomiteens arbeid om det også er medlemmer utenom styrene.

Habilitet ved innstillingsbehandling

Et valgkomitemedlem som også er styremedlem/interimstyremedlem skal ikke delta i behandlingen av eget kandidatur, men kan delta i behandling av innstillingen som helhet. Unntaket er dersom det innstilles en motkandidat til valgkomitemedlemmets eget kandidatur. Da kan valgkomitemedlemmet ikke delta i behandling av innstillingen, fordi hun/han da må forholde seg til en konkurrent.

Eksempel A:

Kari er valgkomitemedlem og styremedlem, og vil stille som kandidat til styret, deltar hun ikke i når valgkomiteen diskuterer om hun skal innstilles eller ikke. Når valgkomiteen har avgjort om hun skal innstilles kan hun delta i behandlingen av resten av innstillingen.

Eksempel B:

Kari sitter som leder i fylkeslaget og sitter i valgkomiteen. Hun stiller som kandidat til ledervervet i nyfylket. Hun deltar ikke i behandlingen av sitt eget kandidatur. Valgkomiteen har en lederkandidat til, og velger å innstille begge til ledervervet. I denne situasjonen kan ikke Kari delta i behandlingen av innstillingen som helhet.

 

Sette av midler for møtevirksomhet for det nye interimsstyret frem mot årsmøtet 2020.

Interimsstyret har allerede i løpet av 2019 en del oppgaver som skal løses. Det medfører møtevirksomhet og utgifter. Det må derfor budsjetteres i respektive fylkeslag at kandidatene som skal representere fylkeslaget i interimsstyret har mulighet til å møtes, slik at de formelle oppgaver kan utføres på en optimal måte.

Vedtak om opphør/nedleggelse.

Årsmøtene vedtok å legge ned det eksisterende fylkeslaget i den formen det har i dag. Dette er et nødvendig vedtak for å kunne registrere sletting av fylkeslaget i brønnøysundregisteret.

 

Interimstyrets ansvar

Interimstyrets hovedoppgave er å legge til rette for en god start for det nye fylkeslaget. Det innebærer en del formelle og administrative oppgaver, men også utprøving og evaluering av måter å organisere arbeidet i det nye og større fylkeslaget og legge grunnen for hvordan lokallagene skal følges opp. På samlingen i januar 2019 ble det enighet om at fylkeslagenes hovedoppdrag framover skal være

Å være tilrettelegger, koordinator og veileder for lokallagene, samt å ivareta de mindre medlemsgruppene.

Fylkeslagene skal også «arbeide for å fremme Diabetesforbundets formål på grunnlag av strategi og retningslinjer trukket opp av landsmøtet og sentralstyret», ifølge vedtektene.

Interimstyret bør ha dette som ledetråd i arbeidet med sammenslåing. Det er samtidig viktig at lokallagene, Ungdiabetes og BFU inkluderes i arbeidet.

Konstituerende møte

Det første interimstyret gjør er å innkalle og gjennomfør et konstituerende møte. På dette møtet er følgende saker viktige å få gjort:

a)    Velge leder, nestleder, sekretær og kasserer         

b)    Fylle ut og underskrive stiftelsesdokument. Eksempel på stiftelsesdokument finnes her 

c)    Vedta signaturrett og prokura          

d)    Laste ned/skaffe Diabetesforbundets vedtekter  til innsending

e)    Lage liste med kontaktinformasjon til hele interimstyret, sørge for å sende inn denne til sekretariatet

f)     Samle inn fødselsnummer til styret (husk å slette etter bruk)

g)    Fordele arbeidsoppgaver internt      

h)    Avtale overordnet samarbeidsform  

i)      Avtale sted og tid for neste møte     

Dette bør gjøres på første møtet, og så raskt som mulig etter årsmøtet. Interimsstyret jobber forberedende frem til 31. desember 2019 og er formelt styrende fra og med 1. januar 2020

Opprette nytt fylkeslag i Brønnøysundregisteret

Interimstyret står for opprettelsen av det nye fylkeslaget. Opprettelsen skjer i Brønnøysundregisteret (via Altinn). Det er lurt å ha de nødvendige filer og opplysninger klare før du starter registreringen i altinn. Dette bør du ha klart før du setter deg ned for å registrere:

  • Fødselsnummer til interimstyrets medlemmer
  • Undertegnet stiftelsesdokument
  • Diabetesforbundets vedtekter
  • Vedtak/avgjørelse om hvem som skal ha signaturrett og prokura
  • Protokoll fra konstituerende møte der det kommer fram hvem som er valgt til hvilke verv
  • Hva som skal være fylkeslagets adresse

Egen steg-for-steg-veileder sendes separat, og kan lastes ned på min side.

Fordele arbeidsoppgaver internt.

Eksempler på oppgaver kan være åkartlegge drift av det nye fylkeslaget med administrative oppgaver, økonomi, revisjon, telefon, mail. Forsikringer og andre avtaler som skal overføres/avsluttes.

Lage en aktivitetsplan for 2020 i tråd med strategien for 2019-2021

Det er en fordel om aktivitetsplanen for 2020 ikke er for ambisiøs. Det første året som sammenslått fylke bør ha rom for at styret jobber med organisering av arbeidet i fylket og oppfølging av lokallag.

Når aktivitetsplanen diskuteres anbefaler vi at hvert av de «gamle» fylkene presenterer aktiviteter de har tradisjoner for, er gode på og gjerne vil videreføre. Da kan det beste fra hvert lag velges. Skriv ned et godt referat fra diskusjonene, som kan gis videre til fylkesstyret i 2020. Diskuter også hva kan gjøres nytt, hva som kan tilpasses og/eller slås sammen i nye former, hvilke målgrupper dere kan nå, og ikke minst… hva sier strategien?

Økonomi

Overføring av økonomi

Interimstyret bør samarbeide med kasserer i de eksisterende fylkeslagene for å få oversikt over økonomien, og for å overføre all økonomi til nytt fylkeslag innen 31.desember 2019.

Fra 1. januar skal ikke de «gamle» fylkeslagenes kontoer benyttes til utgifter, men de kan stå åpne ut 2020. Eventuelle innbetalinger overføres til det nye fylkeslaget fortløpende. Kontoene vil avsluttes i det de «gamle» lagene slettes i brønnøysundregisteret. Sikre dere derfor at alle interessenter har fått informasjon om nytt kontonummer og nytt organisasjonsnummer allerede før nyttår.

Fylkesstyret gir interimstyret ansvar for kontoene til de «gamle» fylkeslagene, gjeldende fra 1. januar 2020, men sikre dere at kasserer i fylkeslagene får tilgang til den informasjonen som trengs for å kunne føre regnskapet for 2019

Opprette bankkonto for det nye fylkeslaget

Når interimstyret har mottatt organisasjonsnummer for det nye fylkeslaget, kan det opprettes bankkonto(er). Det er de personene som har fått signaturrett og prokura som kan opprette konto. Før opprettelse av kontoer kan det være lurt å tenke på hva slags kontoer og hvor mange det er behov for.

Når ny konto er klar, sørg for å sende informasjon om nytt kontonummer og organisasjonsnummer til sekretariatet og andre interessenter (grasrotandelen, evt. Tilskuddsytere i pågående prosjekter etc.)

Budsjett for 2020.

Mal for regnskap og budsjett finnes her.  Budsjettet kan med fordel lages i samarbeid med kasserer i de eksisterende fylkeslagene, som vil ha førstehåndskunnskap på nåværende økonomiske situasjon og bruke gjerne årsmelding eller årsregnskap fra 2018 som en fin oversikt over de ulike utgifter/inntekter. Budsjettet for 2020 kan for eksempel inkludere følgende:

  • Årsmøtet 2020
  • Egenandeler nasjonale kurs og konferanser, eksempelvis diabeteskonferansen
  • Medlemsverving/Medlemspleie
  • Andre møteplasser for tillitsvalgte?
  • Styrehonorar og møtegodtgjørelse
  • Styremøter inkl. reise- og oppholdsutgifter
  • Kontorleie/leie av lokale? Rekvisita og data etc.
  • Regnskapskostnader (ekstern/intern) inkludert revisor
  • Tilskudd til Ungdiabetes, BFU i fylket og andre arrangementer fylket planlegger å arrangere i   2020.

Prosjektarbeid og rapporteringer

Samarbeide med eksisterende fylkeslag for å overføre prosjekter som skal være med inn i 2020/rapporteres på i 2020. 

Rapportere det arbeidet som er gjort i løpet av 2019, slik at økonomiske tildelinger sikres også for det nye fylkeslaget i 2020.

Søke penger/tilskudd til fylkeslaget for 2020.

Ettersom det er interimstyret som skal legge til rette for driften av det nye fylkeslaget i 2020, er det interimstyrets ansvar å søke om midler for prosjekter og aktiviteter som skal gjennomføres i 2020. Samarbeid med fylkesstyrene for å få en oversikt over hvor det har vært vanlig å søke midler i de «gamle» fylkene, og lag en plan for søknader som skal skrives og sendes i 2019.

Mulige tilskuddsytere:

Helseforetak

Extrastiftelsen

Bufdir

Fylkeskommunen (Her er det store ulikheter fra fylkes til fylke)

Fond og stiftelser i fylket

Se oversikt over mulige inntekter med frister på tillitsvalgtsiden.

Årsmøtet 2020

Interimsstyret er ansvarlig for driften av det nye fylkeslaget fra og med januar og fram til årsmøtet, og er også arrangør av fylkesårsmøtet for nytt fylke i mars 2020. Dette årsmøtet bør arrangeres i tilknytning til de «oppløste» fylkenes årsmøter.

 

 

Roller og rettigheter på årsmøtet 2020

Årsmøte del 1

Årsmøte del 1 innkalles av interimstyret i samarbeid med avgått styre. Avgått leder og kasserer legger fram årsmelding og regnskap.

Årsmøte del 2

Denne delen av årsmøtet er første årsmøte i nytt fylkeslag. Interimstyret legger fram budsjett og aktivitetsplan, og det velges nytt styre som felles valgkomité for det nye fylkeslaget legger frem for årsmøtet.

Etter årsmøtet 2020

Så snart som mulig etter årsmøtet må interimstyret registrere endringer i brønnøysundregisteret. Det er i 2020 fleire endringer som skal registeres:

  1. Nyvalgt styre i det nye fylkeslaget må registreres
  2. Nyvalgt styre må registreres med signaturrett og prokura for de nedlagt fylkeslagene.

Husk også å sørge for at nyvalgt styre får tilgang til bankkontoene til både nytt og gamle fylkeslag.

Det er interimstyrets oppgåve å sørge for at det nye styre får de nødvendige rettigheter og banktilgang.

 

Fylkesstyrets ansvar

Fylkesstyret skal først og fremst drive fylkeslaget fram til årsskiftet. Fylkesstyret arrangerer aktiviteter og møter i tråd med vedtatt aktivitetsplan, og samarbeider med interimstyret i saker der det er nødvendig for sammenslåingen. Fylkesstyret skal også rapportere for 2019.

Registrering og endring i Brønnøysundregisteret (enhetsregisteret)

Det er to registreringer som må gjøres i løpet av våren:

  1. endring av opplysninger om det ordinære fylkesstyret
  2. Overføre prokura og signaturrett til interimstyret

Melde endring av opplysninger om det ordinære fylkesstyret

I 2019 er det i alle fylkene som slås sammen et ordinært fylkesstyre, som står ansvarlig for drift av fylkeslaget og aktiviteter som vanlig. Hvis det har skjedd endringer må dette meldes inn til brønnøysundregisteret, selv om fylkeslaget skal avsluttes. Dette er viktig ettersom styret er den juridisk ansvarlige enheten for fylkeslaget. Det er fylkesstyret som gjør denne oppgaven, ikke interimstyret.

For å gi interimstyret mulighet til å få tilgang til kontoer, avslutte avtaler etc i perioden januar – mars, må de få signaturrett og prokura. Dette må registreres i brønnøysundregisteret før 31.12.2019.

Arkiv

Fysisk arkiv

Dersom fylkeslaget har dokumenter, protokollbøker, bilder og annet fysisk materiale, er det verdt å gå gjennom dette for arkivering. Slikt fysisk materiale kan deponeres eller avleveres til arkivverket (riksarkivet/Statsarkivet). Det finnes en fylkeskoordinerende institusjon for privatarkiv i hvert fylke. På arkivverkets hjemmesider kan du finne oversikten over fylkeskoordinerende institusjon og kontaktperson.

Før avlevering/deponering må materiale gjennomgås og organiseres. Dette er en god mulighet til å bli kjent med fylkeslagets historie og aktivitet.

Hva som kreves av organisering og avtaler finner du her.

Digitalt arkiv

Fylkeslagene har i løpet av årene produsert en del dokumenter på data. Mange av disse er aktuelle å ta vare på. Samtidig er det jo mange av disse dokumentene som ligger lagret på ulike private datamaskiner hos mange tidligere og nåværende tillitsvalgte. Sammenslåingen er en god mulighet til å samle disse dokumentene.

Arkiveksperter anbefaler at fylkeslagene oppretter en skylagring av sine dokumenter. Det finnes mange skylagringstjenester (dropbox, box, google drive, onedrive etc.). Opprett en konto i fylkeslagets navn, og be om at dokumenter sendes inn. Avhengig av hvor komfortabel du er med bruk av data, kan du enten be om å få alt på mail, og deretter lagre dokumentene selv, eller sende lagringslink fra skylagringen til de som skal sende inn dokumenter. Det er en fordel å være litt erfaren på data for å gjøre en god lagringsjobb digitalt. En god idé er derfor å finne en ressursperson i fylkeslaget, lokallaget eller ungdiabetes for å gjøre dette.

Økonomi

Før 31.12.19 må 2 (3) økonomier bli til 1. Dette innebærer at midler må overføres til felles konto, men også at fylkeslagene som skal slås sammen er åpne om egen økonomi med hverandre, og at interimstyret får de nødvendige rettigheter og fullmakter for å kunne ta over driften 1. januar. Prosjekter som blir ferdigstilt i 2019 må også rapporteres på.

Overføring av økonomi

Interimstyret bør samarbeide med kasserer i de eksisterende fylkeslag for å overføre all økonomi til nytt fylkeslag innen 31.desember 2019.

Fylkesstyret må, i løpet av 2019, vedta at interimstyret gis fullmakt til å ta over de «gamle» fylkeslagenes kontoer fra 1. januar 2020. Fylkesstyrene må også melde fra til brønnøysundregisteret om at interimstyret tar over det økonomiske ansvaret fra 1. januar 2020.

Eksisterende konto bør ikke avsluttes før etter fylkesårsmøtet 2020, da det fremdeles kan være aktivitet på denne. Det gjøres imidlertid ingen utbetalinger fra denne etter 31. desember 2019. Det er også greit at kontoene er tilgjengelige for å hente informasjon til regnskapet for 2019.

Selv om kontoene står åpne, må kasserer i de «gamle» fylkeslagene overføre alle økonomiske midler til det nye fylkeslaget senest 31. desember 2019. Kasserer i fylkeslaget må sørge for at det ikke foreligger ubetalte regninger i fylkeslaget som blir lagt ned ved årsskiftet. Er det noe som har forfall på nyåret, betales dette innen 31. desember 2019.

Momskompensasjon for regnskapsåret 2018

Søke momskompensasjon for regnskapsåret 2018 innen 1. september

Prosjektarbeid og rapporteringer

Innkalle interimsstyret til et overføringsmøte for prosjekter som skal være videreføres i 2020 eller rapporteres på i 2020. Rapportere på fylkeslagets arbeid som er gjort i 2019 som vil gi økonomisk tilskudd utbetalt i 2020. Dette utbetales da på det nye fylkeslagets konto.

Årsrapport for 2019

Fylkesstyret som velges på årsmøtet mars 2019 er ansvarlig for fylkeslaget frem til 31. desember 2019 og derfor også ansvarlig for å lage årsrapport for 2019, og legge denne frem på årsmøtet 2019 sammen med revidert regnskap for 2019.

Melde sletting av gammelt fylkeslag

Når et fylkeslag slettes i brønnøysundregisteret finnes laget ikke lenger. Dette fører til at bankkontoer og grasrotandelen avsluttes, og at andre steder der fylkeslaget er registrert ikke lenger har en juridisk eier. Husk derfor å avslutte/endre opplysninger der det er nødvendig, f.eks. tilskuddsytere, søknadsinstanser og andre avtalepartnere. Sletting er altså ikke reversibelt, og tilgang til kontoer er avhengig av at organisasjonsnummeret eksisterer. På grunn av at det kan være behov for å ha tilgang til kontoer etc. i overgangsåret 2020, kan sletting av de gamle fylkeslagene utsettes i inntil et år. Sletting må altså gjøres innen januar 2021.

Som nevnt under kapittelet om økonomi, er det viktig at fylkesstyret som går av ved nyttår sørger for å gi interimstyret de nødvendige tilgangene, og melder til brønnøysundregisteret at det er interimstyret som er ansvarlige for gamle fylkeslag fra 1. januar 2020. Samtidig er det viktig at det etter årsmøtet 2020, igjen sendes en endringsmelding til brønnøysundregisteret om at det nyvalgte styret nå står som ansvarlige også for de gamle fylkeslagene.

Når overgangsperioden er over, kan en sletting av laget gjøres ved å sende inn en samordnet slettemelding til Brønnøysundregisteret. Den som skal gjøre dette må ha signaturrett for fylkeslaget. Du finner opplysninger om dette her.

Når slettemeldingen fylles ut, skal den signeres av alle styremedlemmer. I tillegg skal vedtaket (signert årsmøteprotokoll) med vedtaket på opphør av fylkeslaget legges ved.Sletting av gamle fylkeslag skal være gjort innen 31.12.2020.

 

Lenker:

 Brønnøysundregisteret: https://www.brreg.no/lag-og-foreninger/

 Veileder på nettsiden: https://www.diabetes.no/minside/for-tillitsvalgte/fylkessammenslaing/

 Arkiv: https://www.arkivverket.no/for-arkiveiere/arkiver-fra-privat-sektor/5-har-du-et-arkiv-du-onsker-a-overfore