Sekretariatet er inne i en endringsprosess hvor vi har færre ansatte enn tidligere.
Høsten er også en travel periode hvor vi blant annet skal arrangere Diabeteskonferansen, bidra til TV sendingen Beat Diabetes kampen for livet, markere Verdens Diabetesdag i tillegg til å gjennomføre våre daglige arbeidsoppgaver.
På toppen av dette lanseres nytt medlemssystem som legger beslag på mye tid for både ledergruppen og ansatte i sekretariatet. Det fører til at vi har mindre kapasitet enn vanlig og må gjøre noen prioriteringer.
Dette jobber sekretariatet med høsten 2022:
Lansering av nytt medlemssystem
All data fra det gamle medlemssystemet til Diabetesforbundet overføres i disse dager til et nytt medlemssystem. Flere ansatte er derfor opptatt med å teste og kvalitetssikre denne prosessen.
I tillegg skal alle ansatte få opplæring i nytt system. Det tar mye tid, men er helt nødvendig å prioritere for å opprettholde viktige funksjoner i sekretariatet som for eksempel innmelding av nye medlemmer, kontingent kjøring og kommunikasjon med medlemmer.
Systemet lanseres fra 6. september, men det vil kreve mye tid fra sekretariatet i hele september.
Diabeteskonferansen 21.-23 oktober
Vi gleder oss til å samle over 250 av dere tillitsvalgte på Gardermoen 21.-23. oktober. Vi legger mye ressurser i dette for å sikre at alle som kommer får en god opplevelse.
Beat Diabetes TV show 13. november
Beat Diabetes TV-show «Kampen for livet» sendes 13. november på TV6, Viasat og Viafree. TV-sendingen har som mål å skape bevissthet om diabetes type 1 og diabetes type 2, og samle inn penger til diabetessaken. Diabetesforbundet er ikke ansvarlig for programmet, men vi bidrar blant annet med faktasjekk, finne caser og kjendiser til programmet. I tillegg vil vi ha vår egen innsamlingsaksjon til inntekt for Diabetesforbundets aktiviteter for barn og unge.
Markering av Verdens Diabetesdag 14. november
Årets tema for stand og pressemelding i lokallagene er årskontroll. Det vil sendes ut en kampanjepakke til lokallagene som, vil inneholde, brosjyrer og standmateriell om årets tema. Lokallagene vil få tilbud om å kjøpe pins, overskuddet av salget vil gå til aktivitetstilbud til barn og unge. De får også tilsendt et leserbrev og forslag til innhold i sosiale medier.
Henvendelser til sekretariatet
Vi prøver etter beste evne å følge opp henvendelser fra dere tillitsvalgte, men vi har begrenset kapasitet.
Det innebærer at vi må begrense representasjon fra sekretariatet i lokal- og fylkeslag. Vi kan kun svare ja til slike forespørsler hvis vi har kapasitet og det må gjennomføres digitalt.
Vi ber også om at dere er litt tålmodige med oss de neste månedene, og at henvendelser som ikke haster utsettes til vi har mer kapasitet til å følge det opp.
Veien videre
Det nye systemet for medlemshåndtering lanseres fra 6. september og ny funksjonalitet rulles ut i faser utover høsten. Det vil føre til at vi kan håndtere innmeldinger mer effektivt, tilby selvbetjeningsløsninger for medlemmer via «Min side» og gi oss mer effektive løsninger for kommunikasjon.
Tiden som blir frigjort gir sekretariatet mer tid til å jobbe med diabetessaken og følge opp dere tillitsvalgte og medlemmene våre.
Det er viktig å understreke at det vi lanserer nå bare er den første av i alt tre faser av prosjektet. Den største gevinsten får vi først når vi lærer oss å bruke systemet og får på plass ytterliggere forbedringer i fase to.
I løpet av høsten ansetter Diabetesforbundet to nye personer i organisasjonsenheten. En person starter allerede i begynnelsen av oktober. Personen vil blant annet få ansvaret for å følge opp Ungdiabetes og dere tillitsvalgte. Vi lyser også ut nå en stilling til som prosjektleder. Den personen vil få ansvaret for sommerleir og større nasjonale konferanser
Det har dessverre vært lite kommunikasjon fra sekretariatet til de tillitsvalgte de siste månedene. Det beklager vi. Det har vært en veldig hektisk overgangsfase, og når ting faller mer på plass vil vi også sørge for at dere får løpende informasjon om hva som skjer
Med vennlig hilsen
Martin Henriksen
Organisasjonssjef, Diabetesforbundet