Vi har et arrangement mellom 15. oktober og 31. desember. Hva gjør vi?
Hvis dere har et arrangement etter rapporteringsfristen, er det ønskelig at dere betaler så mange av utgiftene som mulig før 15. oktober. For eksempel, hvis dere planlegger et kinoarrangement i november, kan dere kjøpe biletter i god tid eller kjøpe gavekort som dekker mesteparten av billettene – forutsatt at dere har en god idé om antall deltakere.
Hvis dette ikke er mulig, har dere to alternativer:
- Lokallaget legger ut for arrangementet og rapporterer det i neste års rapport. Da brukes neste års midler til å dekke kostnadene. Erfaring viser at dette ofte er den enkleste løsningen både for lokallaget og sekretariatet.
- Kontakt oss for å vurdere mulighet for utsatt rapportfrist. Dette krever tett dialog for å sikre at rapporten behandles før utbetaling av nye midler.
Merk: Det er viktig å levere rapporten, da vi ikke utbetaler nye midler hvis rapporten mangler. Gi beskjed så snart dere vet hva dere ønsker, slik at vi kan planlegge deretter.
Vi har under 1 000 kroner i ubrukte midler. Må vi betale dem tilbake?
Vi ønsker at alle midlene dere får, brukes til aktivitet for barn og unge i lokallaget. Har dere penger igjen, anbefaler vi at dere ser om det er mulig å bruke dem til noe som kommer målgruppen til gode.
Flere lokallag har hatt suksess med å, få laget insufantballonger til fremtidige arrangementer, kjøpe små gaver til deltakerne, eller sende ut en liten pakke med silikonarmbånd med teksten «Type 1 Diabetes» med en utprintet oversikt over kommende aktiviteter for barn og unge i lokallaget. Dere kan også kjøpe inn brettspill eller annet utstyr som kan brukes på fremtidige arrangementer.
Hvis dere har under 1 000 kroner igjen og ikke klarer å bruke dem, kan dere beholde beløpet og internt overføre de til neste år. Skriv gjerne det i rapporten.
Hvor finner jeg beløpet vi fikk utbetalt i fjor?
Når vi sender ut lenke til akseptskjema og rapportmal ila august/september, legger vi også ved den samme oversikten som dere mottok i slutten av desember året før. Oversikten viser totalbeløpet lokallaget har fått utbetalt, og hvordan midlene er fordelt, inkludert kontingent, MVA-kompensasjon, likepersonstillegg, LNU-midler og andre tilskudd.
For å finne beløpet som skal rapporteres, åpner dere dokumentet, finner lokallaget deres og ser hvor mye som er oppført som LNU-midler. Dette beløpet skal føres inn i rapporten. På den måten sikrer vi at vi er enige om hvilket beløp som ble utbetalt.
Jeg rekker ikke å få signatur fra leder innen fristen. Hva gjør jeg?
Rapporten skal signeres av leder i lokallaget. Det er også ønskelig med signatur fra et annet styremedlem, men dette er ikke et krav.
Dersom rapporten sendes inn av en annen enn leder, for eksempel kasserer, BFU-kontakt eller et annet styremedlem, må leder signere rapporten før innsending. Digital signatur kan benyttes.
Hvis dere ikke rekker å innhente signatur fra leder innen fristen, må dere kontakte sekretariatet så snart som mulig for å avtale en alternativ løsning.
Lokallaget vårt skal legges hvilende. Hva gjør vi med midlene?
Selv om lokallaget blir hvilende, er det viktig at dere fortsatt sender inn rapport og/eller tilbakebetaler ubrukte midler. LNU er ikke opptatt av om lokallaget er aktivt eller hvilende – de må ha dokumentasjon på at midlene har gått til aktivitet for barn og unge. Sørg derfor for at rapporten tydelig viser hva midlene har blitt brukt til, og send den direkte til oss på post@diabetes.no og til fylkesslaget, da det er fylkeslaget som må rapportere på lokallagets vegne ved kontroll. Les mer om hvordan dere betaler tilbake ubrukte midler i fanen "Tilbakebetaling av midler".
Landsrådet for norske barne- og ungdomsorganisasjoner (LNU) fordeler frifondsmidler med mål om å styrke det frivillige barne- og ungdomsarbeidet lokalt, slik at barn og unge kan drive med akkurat det de har lyst til på fritiden sin, uavhengig av økonomi og geografi.